Návod na psaní zpráv o činnosti ZO ČSS

Vážené ZO, blíží se konec března a s ním termín odevzdání zpráv o činnosti za rok 2010. Věnujte pozornost následujícímu článku, který pro Vás sepsal Radko Tásler.

Návod na psaní zpráv o činnosti ZO ČSS

Radko Tásler
Odevzdávání zpráv o činnosti (dále jen ZZ) vychází z čl. 3 bodu 6 organizačního řádu ČSS, tedy je pro ZO povinné. Ve většině případů je i výjimka ze zákona o ochraně přírody (114/1992 Sb.) vázána na odevzdání ZZ orgánům ochrany přírody. Vzhledem k tomu, že ZO mají právní subjektivitu, neodevzdáním ZZ se mohou ZO vystavit právnímu postihu ze strany příslušných orgánů. ZZ musí být odevzdána na sekretariát ČSS do 31. 3. následujícího roku a odevzdání jiným úřadům se řídí podmínkami „výjimky“ a termín bývá různý.

Zpráva o činnosti

Vypracovává se za každý rok a musí obsahovat:

zápis výroční členské schůze,
přehled stavu členské základny s přehledem odvodů z členských příspěvků,
zprávu o činnosti za kalendářní rok,
závěrečnou nebo dílčí zprávu/vy o dokumentaci a výsledcích ukončené průzkumné a výzkumné činnosti nebo její etapy.

Tato osnova je pro ZO dle organizačního řádu povinná.

Dále uvádím návod nebo doporučením těm, kteří nemají se psaním zpráv zkušenosti.

Všechny čtyři složky musí být oddělitelné a je žádoucí odevzdat je též v el. podobě, nejlépe na CD a ve stejném členění s názvy souborů jako v písemné podobě. CD je dobré vložit do sáčku a přilepit do desek zprávy. K bodům „a“ a „b“ pouze připomínám, že zápis výroční členské schůze musí obsahovat volbu výboru a schválení Zprávy o činnosti (viz stanovy).

ad c/ Zpráva o činnosti za kalendářní rok

Zpráva o činnosti za kalendářní rok by měla být přehledná a je vizitkou vaší práce. Uvědomte si, že za 50 či 100 let může být jediným dokladem o vaší speleologické činnosti. Ve zprávě je doporučeno oddělit po kapitolách činnost na lokalitách a ostatní činnost. U lokalit, kde se intenzivně pracuje, je dobré popsat stručně a přehledně základní provedené práce. Kde se něco významného podařilo objevit či vybádat, uvést samostatně jako ZZ (viz bod „d“). Činnost je dobré rozepsat po lokalitách, i když se na některé lokalitě téměř nic nedělalo. Pokud jsou ZO v „útlumu“, musí též podat zprávu. Zpráva může být ve smyslu „vůbec nic jsme v roce 2010 nedělali“, ale musí mít formu oficiálního dokumentu, tedy alespoň uvedení ZO v hlavičce a kdo tuto jednu větu za ZO napsal. I tato zpráva musí být archivována.

Příklady k bodu „c“

Činnost na lokalitách

Jeskyně Utajená – Jeskyni jsme pouze jedenkrát navštívili a zkontrolovali zabezpečení vchodů.

Jeskyně Pod borovicí – Pokračovali jsme na zmáhání závalu, postoupili jsme cca o 2 metry… popis prací, použitá technika, pokračovaní prací atd. Během prací proběhla základní fotodokumentace.

Jeskyně Ponorná – Proběhla základní dokumentace (rozepsat jaká, stručně co bylo zdokumentováno), dokumentace bude pokračovat příští rok.

Jeskyně Javorka – V jeskyni pokračovaly intenzivní průzkumné a prolongační práce. Podařilo se objevit a zdokumentovat cca 100 m nových prostor. Podrobněji tyto objevy popisujeme v samostatné zprávě, která je přílohou zprávy o činnosti za rok 2010 (viz bod d).

Ostatní činnost

Během roku jsme uskutečnili 3 exkurze (stručně je popsat), provedli 12 přednášek, 2 výstavy, atd.

Bylo s námi vedeno správní řízení, protože jsme udělali průšvih tam a tam …(ostatní se rádi poučí i pobaví).

Zorganizovali jsme expedici do Tramtárie (stručně popsat), podrobně doporučuji do samostatné zprávy, viz bod „d“).

ad d/ Závěrečná nebo dílčí zpráva/vy o dokumentaci a výsledcích ukončené průzkumné a výzkumné činnosti nebo její etapy

Zahrnuje výsledky ukončeného průzkumu, výzkumu, objevu, ale i dílčí výsledky dlouhodobých projektů či expedic. Zprávám by se měla věnovat větší péče. Měly by mít odbornější charakter (nemluvím o vědeckých zprávách). Zpráva musí obsahovat úvod, metody práce, popis výsledků, fotografie, prvotní dokumentaci (např. měřičský zápisník) a především plány a mapy v původním měřítku aj. Tedy vše, co jste v terénu zjistili a z čeho vycházíte například pro článek do Speleofóra, které je pochopitelně prostorově omezeno. V archivu ČSS bude ZZ přístupná vašim následovníkům, i když ZO zanikne a její archiv se ztratí v nenávratnu. Plány a jiné grafické přílohy v digitální podobě vytvořené ve specializovaných programech doporučujeme dublovat převedením do běžných formátů (pdf, jpg, tif, apod.).